Come evitare sprechi e risparmiare sull’uso delle stampanti

22 febbraio 2013

Stampante in ufficioOgni anno le aziende italiane perdono 20 milioni di euro a causa del cattivo uso delle stampanti. A renderlo noto è una ricerca commissionata da Epson alla società indipendente Coleman Parkes e condotta intervistando 510 micro, piccoli e medi imprenditori che operano nel settore dei servizi professionali in Italia, Spagna, Francia, Gran Bretagna e Germania. Il totale dello spreco nei 5 Paesi europei è di 112,7 milioni di euro all’anno.

Quali sono gli sprechi più frequenti?

In Italia, le piccole e medie imprese che operano nel settore dei servizi professionali, producono in media, ogni mese, circa 2000 stampe con la stampante laser e attorno alle 800 con le getto d’inchiostro. Di queste, il 9% viene sprecato perché non raccolto o gettato perché sbagliato, e un ulteriore 7% ha una vita media inferiore ai 10 minuti. La Spagna è il Paese che presta maggiore attenzione all’ambiente, mentre britannici e italiani sono ad oggi poco interessati a risparmiare in termini di energia e consumabili ma in prospettiva, nei prossimi due anni, ritengono che crescerà il loro interesse verso l’area ambientale.

Quanto e cosa si stampa?

A conferma che il concetto di “ufficio senza carta”, tanto diffuso da decenni e rivelatosi un’utopia, gli imprenditori europei non solo non si aspettano che le stampe si riducano nei prossimi anni anzi, come sottolineato dalla ricerca, l’aspettativa è quella che le copie aumentino. A tutt’oggi i documenti più stampati sono quelli di testo, seguiti dai cosiddetti fogli elettronici e da quelli che contengono immagini, come presentazioni e brochure.

Come risparmiare sui costi di stampa

La ricetta del risparmio si basa su diversi ingredienti, che devono entrare a far parte delle abitudini aziendali:

  1. Organizzare. Allineare la funzione di stampa al modulo organizzativo, sempre più basato su piccoli gruppi di lavoro permette di avere un controllo più diretto sulla stampa, riduce il numero delle stampe abbandonate – i nostri clienti hanno riscontrato che la percentuale di stampe abbandonate su una stampante dipartimentale arriva al 20% – e permette di diminuire gli interventi di manutenzione.
  2. Monitorare. Circa l’80% degli intervistati risponde che non conosce i servizi a costo copia. Gli stessi affermano di non monitorare l’attività di stampa o agiscono solo sul prezzo degli elementi che influiscono sul costo della stampa (inchiostro e carta), senza monitorare il processo o l’organizzazione della funzione stampa all’interno dell’azienda. Questo significa che la stragrande maggioranza delle imprese dell’indagine, considerando solo il costo di consumabili, può “lavorare” sull’obiettivo dell’acquisto a costi più contenuti ma non interviene sul complesso della funzione stampa e quindi sull’efficienza globale del processo e dell’attività.
  3. Scegliere. La scelta della tecnologia può influire in maniera significativa sulla riduzione dei consumi, sia energetici che di gestione. Lo prova un test condotto da un laboratorio indipendente BenchExpress con lo scopo di misurare il costo effettivo d’uso di una stampante sottoposta a un regime di 800 stampe mensili (un carico normale per una piccola azienda o un gruppo di lavoro) per 36 mesi, la tipica durata dei contratti di leasing o affitto delle macchine. Il risultato è stato sorprendente.

Quanto si risparmia?

I costi di gestione di una stampante a getto d’inchiostro sono meno della metà di una laser. Il laboratorio indipendente BenchExpress ha verificato che con una stampante a getto d’inchiostro Workforce Pro si spende meno della metà di quando si utilizza una laser A4. La stampante multifunzione Epson richiede infatti, tra materiali di consumo ed energia elettrica, 752 euro. Per effettuare lo stesso carico di lavoro con la sua più vicina concorrente laser sono necessari ben 1631 euro.

Le stampanti business a getto di inchiostro entrano negli uffici al posto delle laser e fanno risparmiare. In Italia, le aziende paiono cominciare a rendersi conto che la stampante a getto d’inchiostro per il business può offrire notevoli vantaggi. Infatti negli ultimi anni è aumentato l’acquisto di stampanti business a getto d’inchiostro da parte delle aziende. Il trend è particolarmente significativo: mentre le laser in formato A4 segnano il passo, con un meno 15,7% nel 2012 rispetto all’anno precedente, le stampanti business a getto d’inchiostro hanno fatto registrare un più 10,5%.

Nel futuro sempre più uso del mobile.

La stampa da mobile, anche se non ancora supportata da molte stampanti, è tra i principali fenomeni che influenzeranno il lavoro di domani: a sostenerlo sono gli stessi piccoli imprenditori intervistati. In Italia già il 21% fa uso della stampa da remoto, mentre oltre il 50% si è detto convinto che lo farà nei prossimi anni.


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